Gian lận tài chính trong doanh nghiệp: Giải pháp kiểm soát hiệu quả và mục tiêu chiến lược

Gian lận tài chính là mối đe dọa lớn đối với doanh nghiệp, gây thất thoát hàng nghìn tỷ đồng mỗi năm và làm suy giảm uy tín trên thị trường. Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam từng đối mặt với rủi ro gian lận tài chính, từ chiếm đoạt séc đến hạch toán sai lệch. Để bảo vệ nguồn lực và đảm bảo phát triển bền vững, kiểm soát tài chính trở thành công cụ không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp. Bài báo này sẽ phân tích thực trạng gian lận tài chính, đề xuất giải pháp kiểm soát hiệu quả, và làm rõ mục tiêu của việc kiểm soát tài chính.

Gian lận tài chính: Mối nguy tiềm ẩn trong doanh nghiệp

Gian lận tài chính là hành vi cố ý thao túng, che giấu, hoặc sử dụng sai mục đích nguồn lực tài chính để trục lợi cá nhân, gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Các hình thức phổ biến bao gồm:

- Chiếm đoạt séc hoặc tiền mặt: Nhân viên bán hàng kiêm thu ngân có thể chiếm đoạt tiền mặt trước khi nhập liệu vào hệ thống, như trường hợp tại một chuỗi bán lẻ Việt Nam mất hàng trăm triệu đồng do thiếu kiểm soát POS.

- Hạch toán sai lệch: Kế toán ghi nhận doanh thu giả hoặc thổi phồng chi phí, dẫn đến báo cáo tài chính không chính xác.

- Lạm dụng quyền hạn: Nhân viên kiêm nhiệm nhiều vai trò (bán hàng, thu tiền, ghi sổ) dễ dàng tạo chứng từ giả.

- Chi phí không minh bạch: Chi phí marketing tăng đột biến mà không có kết quả tương xứng, như nhiều doanh nghiệp chi hàng tỷ đồng cho quảng cáo nhưng không kiểm soát hiệu suất.

Hệ lụy: Gian lận tài chính không chỉ gây thất thoát tài sản mà còn làm mất lòng tin từ nhà đầu tư, đối tác ngân hàng, và khách hàng.

Mục tiêu của kiểm soát tài chính

Kiểm soát tài chính là quá trình thiết lập các quy trình, công cụ, và chính sách để giám sát, quản lý dòng tiền, bảo vệ tài sản, và đảm tính chính xác của thông tin tài chính. Mục tiêu chính bao gồm:

- Bảo vệ tài sản: Ngăn ngừa thất thoát do gian lận, như kiểm soát séc qua hệ thống khóa an toàn hoặc yêu cầu hai chữ ký cho giao dịch lớn.

- Đảm bảo tính minh bạch: Báo cáo tài chính chính xác, tuân thủ chuẩn mực kế toán (VAS, IFRS), giúp tăng uy tín với cổ đông và cơ quan thuế.

- Tối ưu hóa hiệu quả dòng tiền: Theo dõi số ngày thu nợ bình quân (DSO) để cải thiện dòng tiền, như giảm thời gian thu hồi từ 60 ngày xuống 30 ngày.

- Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng các quy định như Nghị định 52/2021/NĐ-CP về quản lý tài chính doanh nghiệp, tránh rủi ro pháp lý.

- Hỗ trợ quyết định chiến lược: Cung cấp dữ liệu tài chính đáng tin cậy để lãnh đạo ra quyết định, như phân tích chi phí để tối ưu hóa lợi nhuận.

Phân tích: Một hệ thống kiểm soát tài chính hiệu quả không chỉ ngăn chặn gian lận mà còn giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tăng năng suất, và đạt mục tiêu kinh doanh dài hạn.

Giải pháp kiểm soát tài chính hiệu quả để ngăn chặn gian lận

Để giảm thiểu gian lận tài chính và tăng cường quản trị tài chính, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp sau:

1. Phân công nhiệm vụ rõ ràng

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là chìa khóa để ngăn chặn gian lận. Ví dụ, nhân viên bán hàng không được kiêm nhiệm thu tiền, và kế toán ghi sổ nợ không được xử lý tiền mặt. Cách làm:

- Thiết lập sơ đồ tổ chức với vai trò tách biệt, như phòng kinh doanh chỉ xử lý đơn hàng, phòng kế toán quản lý thu chi.

- Yêu cầu hai chữ ký cho các giao dịch lớn, bao gồm chữ ký của chủ doanh nghiệp.

2. Sử dụng công nghệ quản trị

Áp dụng phần mềm kế toán như ERP hoặc Power BI để tự động hóa quy trình, theo dõi dòng tiền real-time, và phát hiện sai lệch. Ví dụ, hệ thống POS tại siêu thị giúp ghi nhận doanh thu tức thì, giảm gian lận từ nhân viên thu ngân. Cách làm:

- Triển khai dashboard quản trị để theo dõi chi phí, doanh thu, và công nợ.

- Cài đặt phần mềm diệt virus và kiểm soát truy cập để bảo mật dữ liệu tài chính.

3. Kiểm tra, rà soát báo cáo tài chính định kỳ

Thực hiện kiểm tra, rà soát báo cáo tài chính để phát hiện sai lệch, như kiểm tra tài khoản tiền mặt (TK 111, 112) không có số dư bên Có, hoặc đối chiếu thuế GTGT (TK 133) với tờ khai thuế. Cách làm:

- Thuê chuyên gia hoặc sử dụng dịch vụ soát xét để phân tích khoản mục dễ bị kiểm tra thuế.

- Đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng để phát hiện chứng từ giả.

4. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn COSO, bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, và giám sát hoạt động. Cách làm:

- Soạn thảo quy trình chuẩn cho chu trình bán hàng-thu tiền, như sử dụng đơn đặt hàng đánh số thứ tự.

- Đào tạo nhân sự về đạo đức nghề nghiệp và quy định tài chính.

5. Tăng cường quản lý séc và tiền mặt

Kiểm soát chặt chẽ các tấm séc bằng cách sử dụng séc đánh số sẵn, lưu trữ trong tủ khóa, và lập quy trình “séc mất hiệu lực”. Cách làm:

- Giao nhiệm vụ quản lý séc cho nhân sự cấp cao, không chia sẻ chìa khóa.

- Kiểm tra số séc định kỳ để phát hiện mất mát.

Phân tích: Các giải pháp trên cần được tùy chỉnh theo quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp. SMEs có thể ưu tiên công nghệ đơn giản và phân công nhiệm vụ, trong khi doanh nghiệp lớn cần hệ thống kiểm soát nội bộ toàn diện. Ví dụ, một công ty thương mại có thể tập trung vào POS và báo cáo kho, trong khi công ty xây dựng cần soát xét chi phí dự án.

Gian lận tài chính là “kẻ thù thầm lặng” đe dọa sự phát triển của doanh nghiệp, nhưng một hệ thống kiểm soát tài chính hiệu quả có thể là “lá chắn” vững chắc. Bằng cách phân công nhiệm vụ rõ ràng, ứng dụng công nghệ, soát xét báo cáo, và xây dựng kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp không chỉ ngăn chặn thất thoát mà còn tối ưu hóa lợi nhuận và uy tín.

Hãy để W&A được đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc: đánh giá thực trạng tài chính, lập kế hoạch kiểm soát, và hành động để đưa doanh nghiệp của bạn vươn xa trên thị trường!

👉 Xem chi tiết dịch vụ của chúng tôi tại đây

Liên hệ đăng ký và nhận thông tin tư vấn chi tiết:

☎️ +84 93 594 8688

📧 Email: nam.phan@waco.com.vn

🌐 Website: https://www.waconsulting.vn/

📌Tầng 18, Vincom Center Đồng Khởi, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

🏢 Lầu 2, Tòa nhà Saigon Paragon, Phường Tân Phú, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh